ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE DOCUMENTACION Y REGISTRO

(Principio 7 del Codex Alimentarius)

Este principio del Codex establece la necesidad, para poder aplicar el Sistema de APPCC, de disponer de un sistema adecuado de documentación en el que se recojan todos los elementos del Sistema de APPCC y de organizar los registros de una forma eficaz y precisa.

El sistema de documentación y registro está constituido por el Plan de APPCC y por los registros derivados de su ejecución. Para facilitar la comprensión de este principio, se han incorporado en los cuadros resumen de los sistemas de documentación y registro los siguientes símbolos:

Es el documento preparado de conformidad con los principios del Sistema de APPCC, de modo que su cumplimiento asegura el control de los peligros que resulten significativos para la inocuidad de los alimentos en el segmento de la cadena alimentaria considerada. Es donde se explican, se describen y se justifican todas y cada una de las fases del sistema, desde la constitución del equipo de APPCC hasta el diseño de los registros que se deriven de su aplicación.

El plan debe conservarse en el establecimiento con la fecha y la firma del responsable del establecimiento. Esta firma significa que la empresa ha aceptado aplicar el plan, el cual debe tener un carácter dinámico y se debe fechar y firmar en la aceptación inicial y en las revisiones y las modificaciones posteriores.

A continuación, se resume toda la documentación escrita que hay que tener para diseñar y poder aplicar en el establecimiento un Plan de APPCC eficaz, de acuerdo con lo que se ha expuesto en los puntos anteriores. Estos documentos pueden presentarse individual o integradamente. La documentación debe estructurarse en dos bloques:

a) Documentación previa al análisis de los peligros 

b) Documentación relacionada con el análisis de los peligros y los puntos de control crítico.

a) Documentación previa al análisis de los peligros

Incluye la documentación escrita que hay que tener para demostrar que se han seguido las cuatro primeras fases de la aplicación del Sistema de APPCC:  

Fase 1: creación del equipo de trabajo

Fase 2: descripción de las actividades y de los productos

Fase 3: elaboración de los diagramas de flujo

Fase 4: comprobación de los diagramas de flujo

b) Documentación relacionada con el análisis de los peligros y puntos de control crítico 

Incluye la documentación escrita que hay que tener para confirmar que se han seguido los siete principios del Codex Alimentarius:

Fase 5 (principio 1): análisis de peligros y determinación de las medidas preventivas

Fase 6 (principio 2): determinación de los puntos de control crítico (PCC) 

Fase 7 (principio 3): establecimiento de los límites críticos para cada PCC

Fase 8 (principio 4): establecimiento de un sistema de vigilancia para cada PCC

Fase 9 (principio 5): adopción de las medidas correctoras

Fase 10 (principio 6): comprobación del sistema

Fase 11 (principio 7): establecimiento de un sistema de documentación y registro

Los registros son las anotaciones hechas en hojas, cuadernos o cualquier otro soporte de los resultados de la aplicación del Plan de APPCC, que deberán incluir como mínimo:

1. Los datos del establecimiento.

2. La indicación de que pertenece al Plan de APPCC.

3. La etapa del proceso que es PCC.

4. La actividad objeto de registro.

5. La fecha y hora en la que se realizó la actividad que refleja el registro.

6. Los resultados obtenidos.

7. La identificación de la persona (firma, nombre o iniciales) que hace la operación.8. La identificación del producto y el código de producción, si es necesario.

Como ejemplos de registros tenemos:

Los registros deben ser tan sencillos y fáciles de rellenar como sea posible y pueden ser independientes o integrar diferentes fases del Sistema de APPCC, y deben estar sometidos a comprobaciones para asegurar que se respeten los procedimientos establecidos en el Plan de APPCC. 

Los registros generales de la aplicación del sistema se deben archivar, de forma sencilla y de fácil acceso, durante un plazo de tiempo determinado por la empresa, considerando, como mínimo, las razones técnicas o comerciales del producto y, en caso de haberlos, los plazos fijados por la normativa aplicable.

El archivo de todos los documentos y los registros tiene que poder ser consultado por cualquier persona autorizada que deba revisarlos. Por este motivo debe mantenerse siempre ordenado y actualizado, sea cual sea el soporte documental en el que se encuentre.